Kunnat hyötyvät tekoälykehityksestä ensimmäisten joukossa

Julkishallinto ja kunnat ovat tekoälyn tarjoamien tuottavuushyötyjen takia myös ensimmäisinä ottamassa siihen liittyviä ratkaisuita käyttöön. Tässä blogissa tarkastellaan konkreettisia käyttökohteita, joita TekstiAI on kehittänyt yhdessä kuntien ja hyvinvointialueiden kanssa.

1. Kotoutus: kaikilla on oikeus ymmärtää ja tulla ymmärretyksi kielitaustasta riippumatta

Kotoutuminen uuteen maahan on monelle maahanmuuttajalle haastava ja monitasoinen prosessi. Kieli on usein suurin este sille, että ihminen pääsee kiinni arjen sujuvuuteen, viranomaispalveluihin ja paikalliseen yhteisöön. TekstiAI:n tekoälypohjainen kotoutumistyökalun avulla maahanmuuttajat voivat hakea tietoa kunnan virallisista materiaaleista, oppaista ja ohjeista suoraan omalla äidinkielellään. Kysyjä saa kysymykselleen aina vastauksen, sekä tarkan referenssin lähteeseen, jonka perusteella vastaus on laadittu.

Toteutus on yksi TekstiAI:n tähänastisen historian kunnianhimoisimmista, koska taustalla käytettäviä lähteitä ovat paitsi kunnan omat nettisivut, myös muut kototumiseen liittyvän viranomaisinformaation kannalta keskeiset sivut kuten vero.fi, migri.fi, kela.fi yhteiskuntaorientaatio.fi ja lukuisat muut. Toteutus on osa Turun Kaupungin ja Turun Ammattikorkeakoulun koordinoimaa VINCE-hanketta, jonka tavoitteena on kehittää maahanmuuttajien virtuaalisia kotoutumispalveluita.

Työkalu hyödyntää luonnollisen kielen käsittelyyn perustuvaa tekoälyä, joka tunnistaa merkityksiä ja yhteyksiä tekstien välillä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että maahanmuuttaja voi esimerkiksi kysyä: ”Miten haen päivähoitopaikkaa lapselleni?” omalla äidinkielellään, ja järjestelmä etsii vastauksen kunnan suomen-, tai ruotsinkielisistä materiaaleista, kääntäen sen ymmärrettäväksi ja selkeäksi vastaukseksi. Tämä vähentää tulkkauspalveluiden tarvetta (tuoden merkittäviäkustannussäästlöjä) ja nopeuttaen tiedon löytymistä. Samalla se antaa maahanmuuttajille mahdollisuuden toimia itsenäisemmin omaan kotoutumiseensa liittyvissä monimutkaisissa kuntaan ja viranomaisiin liittyvissä asioissa.

Kunnille työkalu tuo monia hyötyjä. Sen avulla voidaan varmistaa, että tärkeä tieto kuten asumiseen, terveydenhuoltoon, koulutukseen ja työllistymiseen liittyvät ohjeet tavoittavat kaikki asukkaat kielitaustasta riippumatta. Tämä paitsi parantaa yhdenvertaisuutta, myös keventää kunnan työntekijöiden kuormitusta, kun samojen asioiden selittämiseen ei kulu toistuvasti aikaa.

Kotoutumistyökalu voi toimia jopa sillanrakentajana eri kulttuurien välillä. Tiedon saavutettavuus luo luottamusta viranomaisiin ja vähentää väärinymmärryksiä, joita usein syntyy kielimuurin vuoksi. Kun maahanmuuttajat pystyvät itse hakemaan ja ymmärtämään tietoa, heidän osallisuutensa ja turvallisuuden tunteensa kasvavat. Tämä nopeuttaa kotoutumisprosessia ja tukee yhteisön yhtenäisyyttä.

TekstiAI:n kotoutumistyökalu on konkreettinen esimerkki siitä, miten tekoäly voi palvella yhteiskuntaa inhimillisellä tavalla: tekemällä tiedosta saavutettavaa, vahvistamalla yhdenvertaisuutta ja tukemalla arjen sujuvuutta. Se on investointi paitsi teknologiaan myös ihmisiin.

2. Työehtosopimukset ja opetussuunnitelmat: koulun arjen tukipilarit

Erityisen keskeisiä raameja koulumaailmassa ovat työehtosopimukset (TES) sekä opetussuunnitelmat (OPS). Työehtosopimukset määrittelevät opettajien ja koulun henkilöstön työehdot kuten palkat, työajat, velvollisuudet ja oikeudet jotka sitovat kuntaa työnantajana. Ne rajaavat työnantajan direktio-oikeutta ja esimerkiksi määrittävät työaikajärjestelyt tarkasti, mikä hillitsee työnantajan mahdollisuuksia yksipuolisesti muuttaa työoloja. Kunnan vastuullisena tehtävänä on huolehtia, että koulujen arjessa noudatetaan TES:ien määräyksiä ja esimerkiksi että opettajien viikoittaiset opetustuntimäärät eivät ylity ilman korvauksia, työajan ulkopuolinen työ (kuten kokeiden arviointi, yhteistyö vanhempien kanssa ja suunnittelutyö) huomioidaan, ja henkilöstöllä on asianmukaiset työolot. Näin kunta toimii vastuullisena työnantajana, joka tukee henkilöstön jaksamista ja noudattaa sovittuja pelisääntöjä.

Opetussuunnitelmat puolestaan ovat koulutyön pedagoginen perusta Opetussuunnitelma (OPS) määrittelee, mitä ja miten perusopetuksessa ja lukiossa opetetaan, ja se ohjaa sekä opettajien että oppilaiden arkea kouluissa. Suomessa on valtakunnallinen opetussuunnitelman peruste, jonka pohjalta kunnat laativat omat paikalliset opetussuunnitelmansa. Paikallinen OPS luo yhtenäisen suunnan päivittäiselle koulutyölle: se linjaa koulun toimintakulttuuria, arvoperustaa, oppiaineiden tavoitteita ja sisältöjä sekä esimerkiksi arvioinnin periaatteita. Opetussuunnitelma on strateginen ja pedagoginen työkalu, joka linjaa ja ohjaa koulujen toimintaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että opettajan jokapäiväinen työ kuten tuntisuunnitelmat, opetusmenetelmät ja oppiaineiden sisällöt rakentuvat OPSin tavoitteiden pohjalle. Opettajat tulkitsevat ja toteuttavat yhteiskunnan kulloisiakin koulutuksellisia tavoitteita käytännön opetustilanteissa.

Kunnan rooli koulutuksen järjestäjänä on huolehtia, että OPS toteutuu: opettajille tarjotaan koulutusta uusiin opetussuunnitelmiin, oppimateriaaleja ja resursseja päivitetään vastaavasti, ja koulun toimintaa kehitetään OPSin hengessä. Opetussuunnitelman ohjausjärjestelmän tarkoituksena onkin varmistaa koulutuksen tasa-arvo ja laatu koko maassa. Tämän vuoksi opetussuunnitelma tuo johdonmukaisuutta ja tavoitteellisuutta koulun arkeen, ja kunnan velvollisuus on tarjota edellytykset sen toteuttamiselle.

Koulun arjessa opetussuunnitelma (OPS) ja työehtosopimukset (TES) ovat siis tärkeitä dokumentteja, mutta usein vaikeasti tulkittavissa: etenkin kun huomioi koulujen jatkuvan kiireen ja työmäärän. TekstiAI:n Reksibotti mahdollistaa sen, että koulun henkilökunta voi kysyä luonnollisella kielellä vaikkapa:

Mitä oppilaskohtaisen tuen toteuttamista koskevassa suunnitelmassa on käytävä ilmi?

...johon saa heti perustellun vastauksen OPSin ja TESin pohjalta.

Tämä ei vain säästä aikaa, vaan tuo myös oikeudenmukaisuutta ja varmuutta päätöksentekoon sekä helpottaa OPS:in ja TES:in täysimääräistä hyödyntämistä arjessa.

3. Palveluohjaus: asiakaslähtöistä tukea ja ennaltaehkäisyä kunnissa

Kuntien tehtävä on huolehtia asukkaidensa hyvinvoinnista monin tavoin. Palveluohjaus on toimintamalli ja työmenetelmä, joka korostaa asiakaslähtöisyyttä ja ennaltaehkäisevää otetta kunnan palveluissa. Yksinkertaistaen palveluohjaus tarkoittaa sitä, että kuntalaiselle nimetään “opas”, joka auttaa häntä löytämään tarvitsemansa palvelut ja tukee palvelukokonaisuuden yhteensovittamisessa. Tavoitteena on asiakkaan hyvä arki ja elämänhallinnan vahvistaminen hänen omista lähtökohdistaan. Palveluohjaaja kartoittaa asiakkaan kokonaistilanteen, kuuntelee hänen toiveensa ja tavoitteensa ja aktivoi palvelujärjestelmän tukemaan näitä tavoitteita. Asiakasta ei yritetä muovata järjestelmään sopivaksi, vaan palvelut muokataan asiakkaan tarpeiden mukaisiksi jolloin palveluista tulee aidosti asiakaslähtöisiä. Palveluohjauksen merkitys korostuu kun asiakkaalla on pitkäaikaisia tai monimuotoisia palvelutarpeita, useita yhtäaikaisia haasteita tai elämässä iso siirtymävaihe (kuten työttömyydestä työelämään palaaminen, vammautuminen, ikääntyminen tms.).

Palveluohjausta käytetään laajasti eri sektoreilla: sosiaali- ja terveyspalveluissa, työllisyyspalveluissa, nuorisotyössä, jopa varhaiskasvatuksessa. Se on vakiintunut sosiaali- ja terveysalalle sekä ohjausaloille yleisenä työmenetelmänä juuri siksi, että se auttaa kokoamaan pirstaleiset palvelut asiakkaan näkökulmasta toimivaksi kokonaisuudeksi. Esimerkiksi sosiaalipalveluissa palveluohjaus voi tarkoittaa, että ikäihmiselle tai vammaiselle henkilölle nimetään oma palveluohjaaja, joka huolehtii hänen tarvitsemiensa palveluiden suunnittelusta, hankkimisesta ja yhteensovittamisesta yhdessä asiakkaan kanssa. Palveluohjaaja varmistaa, että asiakas saa oikeaan aikaan vaikkapa kotihoitoa, kuntoutusta, kuljetuspalveluja tai muuta tukea, ja seuraa, että sovitut palvelut toteutuvat suunnitelman mukaisesti.

Työllisyyspalveluissa (joita kunnat ovat alkaneet hoitaa entistä enemmän) palveluohjauksellinen ote voi näkyä siten, että työtön työnhakija ei jää yksin eri luukuille, vaan hänen kanssaan laaditaan kokonaisvaltainen suunnitelma: yhdistetään koulutusta, terveyspalveluja ja uraohjausta, jotta työllistymisen esteet poistuvat. Samoin esimerkiksi nuorten palvelut hyödyntävät tätä mallia: monialainen tiimi auttaa nuorta kerralla elämän eri osa-alueilla. Palveluohjaus selkeyttää asiakkaan palvelupolkua ja kokoaa eri alojen ammattilaiset asiakkaan ympärille toimivaksi verkostoksi. Asiakas ei ole passiivinen kohde, vaan oman elämänsä asiantuntija, jota kuunnellaan aidosti.

Tehokas palveluohjaus on tärkeää koska se on keskeinen osa ennaltaehkäisevää toimintaa: kun ongelmiin tartutaan ajoissa ja kokonaisvaltaisesti, voidaan välttää raskaampia toimenpiteitä myöhemmin. Esimerkiksi varhainen palveluohjaus perheessä, jossa on haasteita, voi estää ongelmien kärjistymisen lastensuojelun asiakkuudeksi. Toisekseen, palveluohjaus lisää asiakastyytyväisyyttä ja yhdenvertaisuutta. Asiakas kokee tulevansa kuulluksi ja saavansa apua ilman pompottelua luukulta toiselle. Kunnan kannalta palveluohjaus voi myös tuoda tehokkuutta sillä päällekkäinen työ vähenee ja resurssit kohdentuvat oikein, kun yksi taho koordinoi tapausta. Tämä vähentää tilanteita, joissa useat eri työntekijät tekevät samoja kartoituksia tai asiakkaan asia viipyy tiedonkulun puutteiden vuoksi. Kaiken kaikkiaan tehokas palveluohjaus konkretisoi asiakaslähtöisyyttä kunnan toiminnassa. Se on tapa varmistaa, että kuntalainen saa oikean avun oikeaan aikaan, inhimillisesti ja joustavasti. Kuntapäättäjälle tämä on olennainen näkökulma esimerkiksi palveluiden järjestämisessä ja resurssien kohdentamisessa: kyse on sekä sosiaalisesta vastuusta että taloudellisesta kestävyydestä, kun ongelmien ennaltaehkäisy tulee pitkällä aikavälillä edullisemmaksi kuin myöhäinen korjaaminen.

TekstiAI:n tekoälypohjainen palveluohjaus auttaa kuntia toteuttamaan tätä vastuuta ja tehostamaan ja suoraviivaistamaan palveluohjausta. Kunta-asiakas tai asiakasta palveleva asiantuntija voi kysyä esimerkiksi:

Haluan hakea tukea iäkkäälle äidilleni: mistä aloittaa?

Tekoäly voi näin ohjata kysyjän suoraan oikeaan paikkaan ilman moninkertaista pomputtelua eri palveluiden välilllä.

3. Avoimet ja selkeät päätösasiakirjat: esityslistat ja pöytäkirjat kunnan päätöksenteossa

Kunnan luottamuselimissä eli valtuustoissa, hallituksissa ja lautakunnissa päätöksenteon tukena ovat esityslistat (kokousten asialistat tausta-aineistoineen) ja pöytäkirjat (kokousten jälkeiset viralliset päätösasiakirjat). Näiden laatiminen ja hyödyntäminen on tärkeä osa hyvää hallintoa. Avoimuus tarkoittaa, että päätöksenteko on läpinäkyvää: esityslistat julkaistaan yleensä ennen kokousta, jotta niin luottamushenkilöt kuin kuntalaisetkin voivat tutustua käsiteltäviin asioihin, ja pöytäkirjat julkaistaan kokouksen jälkeen päätösten seuraamiseksi. Kuntalain mukaan valtuuston, hallituksen ja lautakuntien pöytäkirjat (liitettyine oikaisuvaatimus- ja valitusohjeineen) on pidettävä tarkastuksen jälkeen yleisesti nähtävillä esimerkiksi kunnan verkkosivuilla. Tämä varmistaa, että jokaisella kuntalaisella on oikeus saada tietoa tehdyistä päätöksistä ja halutessaan käyttää muutoksenhakuoikeuttaan. Avoimuus myös rakentaa luottamusta: kun päätökset ja niiden perustelut ovat helposti saatavilla, kuntalaiset kokevat voivansa seurata ja tarvittaessa vaikuttaa kunnalliseen päätöksentekoon. Se on lisäksi luottamushenkilöiden etu sillä julkiset pöytäkirjat dokumentoivat mitä on päätetty ja millä perusteilla, tarjoten tukea päätösten läpiviennille ja jatkuvuudelle.

Saavutettavuus päätöksenteon asiakirjoissa tarkoittaa kahta asiaa. Ensinnäkin tekninen saavutettavuus: asiakirjat tulee julkaista sellaisessa muodossa, että erilaiset käyttäjät voivat niitä lukea (esimerkiksi näkövammaiset ruudunlukijalla, mobiilikäyttäjät jne.). Suomessa on voimassa laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta, joka velvoittaa kunnat huolehtimaan verkkosivujensa sisällön saavutettavuudesta. Tämä on käytännössä tarkoittanut esierkiksi sitä, että esityslistat ja pöytäkirjat pyritään julkaisemaan PDF-muodossa, joka täyttää saavutettavuuskriteerit, tai vaihtoehtoisesti HTML-muodossa. Toisekseen saavutettavuus tarkoittaa sisällöllistä ymmärrettävyyttä eli selkeää kielenkäyttöä. Kuntalain mukaan kunnan on viestinnässään käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon eri asukasryhmien tarpeet. Hallintolaki velvoittaa viranomaisia käyttämään asiallista ja selkeää kieltä päätöksissä. Tämä on joskus helpommin sanottu kuin tehty: päätösasiakirjoissa on paljon lakiviitteitä, viranomaistermejä ja pitkiä selostuksia, jotka voivat olla etenkin maallikolle vaikeita.

Kuitenkin hyvä hallinto edellyttää, että myös tavallinen kuntalainen, ja luottamushenkilö itse, ymmärtävät mitä ollaan päättämässä tai on päätetty. Siksi monet kunnat panostavat nykyään selkeään virkakieleen ja asiakirjojen jäsentelyyn ymmärrettävästi. Esityslistoissa käytetään esimerkiksi tiivistelmiä tai kansantajuisia saate-tekstejä päätösesitysten ohessa, ja pöytäkirjojen julkisista versioista karsitaan tarpeeton vaikeaselkoisuus sekä arkaluontoiset henkilötiedot (vain välttämättömät tiedot, kuten päätöksen kannalta oleelliset henkilönnimet) sisällytetään. Lisäksi liitteiden julkisuus harkitaan erikseen, jotta esimerkiksi laajat tekniset kaavaliitteet tai henkilökohtaisia tietoja sisältävät selvitykset eivät turhaan kuormita lukijaa tai riko yksityisyydensuojaa.

Yleensä viranhaltijat valmistelevat esityslistan asiat hyvissä ajoin ennen kokousta. Esityslista sisältää jokaisesta asiasta päätösehdotuksen ja selostusosan, jossa taustoitetaan miksi jotain esitetään tehtäväksi, mitä vaikutuksia päätöksellä olisi, miten asia on valmisteltu (esim. onko asukkaita kuultu, onko lakisääteiset vaiheet tehty) jne. Hyvin laadittu esityslista on päätöksenteon selkäranka joka se antaa luottamushenkilöille riittävät ja ymmärrettävät tiedot päätöksen pohjaksi.

Viranhaltijoiden vastuulla on kirjoittaa tekstit niin, että asiat tulevat selväksi ilman ylimääräistä kapulakieltä. Toki monimutkaisissa asioissa (kuten kaavoituksessa tai talouspäätöksissä) sisältö on väistämättä haastavaa, mutta silloinkin voi auttaa rakentelemalla tekstiä loogisesti ja vaikka visualisoimalla tietoja (esim. taulukot, kaaviot). Kun luottamushenkilöt saavat materiaalin ajoissa ja ymmärrettävässä muodossa, he voivat keskittyä olennaiseen eli päätösten arviointiin arvopohjalta ja kuntalaisten edun kannalta eikä aikaa kulu epäselvyyksien selvittelyyn.

Kokouksen jälkeen pöytäkirjan laatiminen on tarkka prosessi: kirjataan tehdyt päätökset täsmällisesti, mukaan merkitään äänestystulokset (jos äänestyksiä oli), mahdolliset eriävät mielipiteet, sekä liitetään muutoksenhakuohjeet. Pöytäkirja tarkastetaan (yleensä puheenjohtaja ja valitut tarkastajat varmistavat, että kirjaukset vastaavat kokouksen kulkua) ja sitten se julkaistaan yleisesti nähtäville. Kuntalaiset voivat tyypillisesti lukea tuoreen pöytäkirjan kunnan nettisivuilta heti tarkastuksen jälkeen. Esimerkiksi useissa kunnissa on linjattu, että pöytäkirja on verkossa viimeistään tarkastusta seuraavana arkipäivänä. Julkaisussa huolehditaan siitä, että luottamukselliset asiat on käsitelty oikein: esimerkiksi henkilöstöä tai yksittäistä asiakasta koskevat salassa pidettävät päätökset jätetään julkisesta versiosta pois tai niistä julkaistaan vain päätösosa ilman nimiä.

Haasteita: Vaikka periaatteet ovat selvät, arjen tasolla esityslistojen ja pöytäkirjojen laadinnassa on muutamia tyypillisiä haasteita, joihin kuntapäättäjienkin kannattaa kiinnittää huomiota:

Selkeys: Viranomaiskieli saattaa lipsahtaa vaikeaselkoiseksi. On haaste tiivistää monimutkainen asia ymmärrettävään muotoon. Selkeä kieli ja hyvä jäsentely parantavat päätösten laatua ja vähentävät väärinymmärryksiä.

Viestintä: Päätösasiakirjat sinällään ovat virallisia dokumentteja, mutta kuntalaisten suuntaan viestiminen vaatii joskus vielä erillistä työtä. Kaikki kuntalaiset eivät jaksa tai osaa tulkita pöytäkirjoja. Siksi hyvä käytäntö on, että kunta myös aktiivisesti viestii päätöksistä esimerkiksi uutisartikkelein, tiedottein tai sosiaalisessa mediassa ymmärrettävällä tavalla. Tämä on osa saavutettavuutta: tehdään tiedosta helposti lähestyttävää. Avoimuus toteutuu täysimääräisesti vasta, kun tieto todella saavuttaa ihmiset.

Valmistelu: Hyvä esityslista syntyy huolellisesta valmisteluprosessista. Moni haaste kumpuaa siitä, jos valmisteluun ei ole riittänyt aikaa tai osaamista. Kuntapäättäjät voivat tukea viranhaltijoita varmistamalla, että valmisteluresurssit ovat kunnossa. Esimerkiksi merkittävissä hankkeissa on riittävästi asiantuntijoita valmistelemassa ja vaikutuksia arvioimassa. Myös poliittinen ohjaus aikaisessa vaiheessa auttaa: jos luottamushenkilöt antavat strategiset suuntaviivat ajoissa, valmistelijat voivat jo esityslistateksteissä huomioida ne, eikä esityksiä tarvitse viivästyttää korjauksin kokouksessa. Valmistelun avoimuus sisäisesti (lautakunnan jäsenet voivat saada luonnoksia, käydä epämuodollista keskustelua) voi parantaa lopputulosta ja lisätä luottamusta viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden välillä.

Lopuksi on syytä korostaa, että esityslistat ja pöytäkirjat eivät ole vain byrokratian pakollista paperityötä, vaan ne ovat demokratian työkaluja. Selkeä, avoin päätöksenteko mahdollistaa sen, että kuntalaiset voivat seurata ja osallistua yhteisten asioiden hoitoon mikä on osa kuntalaisen asiakaslähtöistä palvelua sekin. Samalla läpinäkyvyys lisää päätöksenteon laatua: kun valmistelijat tietävät, että perustelut tulevat julkisesti näkyville, tulee panostettua parempaan laatuun. Luottamushenkilöt puolestaan sitoutuvat päätöksiinsä vahvemmin, kun ne dokumentoidaan avoimesti.

Kaikki nämä tekijät: TESien ja OPSien noudattaminen, palveluohjauksen vahvistaminen sekä päätösasiakirjojen avoimuus ja selkeys rakentavat yhdessä kuntaan kulttuuria, jossa asiakaslähtöisyys, vastuullisuus ja hyvän hallinnon periaatteet eivät ole vain sanoja strategiassa, vaan näkyvät konkreettisesti arjen toiminnassa. Tämä hyödyttää niin kuntapäättäjiä heidän työssään kuin ennen kaikkea kuntalaisia, joita varten kunnan palvelut ja päätökset olemassa ovat.

Kuntapäättäjän tai valmistelijan arjessa pöytäkirjojen ja esityslistojen selaaminen ja kirjoittaminen on aikaa vievä prosessi. TekstiAI:n ratkaisu auttaa:

• löytämään aiempia päätöksiä nopeasti tietyillä hakusanoilla tai aiheilla (luonnollisella kielellä)
• luomaan uusia esityslistoja ja päätösehdotuksia aiempien pohjalta ja valmiiden speksien mukaan

Yhteenvetona: tekoäly tarjoaa kunnille konkreettisia välineitä sujuvoittaa arkea, vahvistaa päätöksenteon läpinäkyvyyttä ja tukea kuntalaisten hyvinvointia. Kun kototouttamista palvelevat dokumentit, TES- ja OPS-dokumentit, palveluohjaus sekä päätösasiakirjat muuttuvat helposti saavutettaviksi ja käytännönläheisiksi työvälineiksi, vapautuu aikaa olennaiseen eli ihmisten kohtaamiseen ja laadukkaaseen palveluun. TekstiAI:n ratkaisut auttavat kuntia ottamaan tämän harppauksen kohti tehokkaampaa, inhimillisempää ja avoimempaa hallintoa.

Keskustelemme mielellään kanssanne lisää tekoälyn mahdollisuuksista juuri teidän kunnassa! Ota yhteyttä ja varaa tapaaminen tästä.